Assistant.e de direction (H/F)

VOTRE QUOTIDIEN

Sous la supervision de l’assistant.e de direction en chef et selon les procédures mises en place, l’agent assure les missions d’assistant.e de direction au profit du collectif de la direction générale.

Le poste est nécessairement évolutif en fonction de l’organisation de la collectivité.

Sur le principe du binôme en lien avec l’assistant.e de direction en chef, un intérim sera assuré en l’absence de l’assistant.e de direction en chef.

VOS MISSIONS :

 Plannification et organisation de l'agenda du cadre ou de l'élu :

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du cadre ou de l’élu en fonction des priorités du cadre ou de l’élu.

• Prendre et organiser les rendez-vous.

• Accueillir physiquement les rendez-vous.

• Préparer et organiser la logistique des évènements professionnels (organisation de déplacements, conférences téléphoniques, ...).

• Établir une relation de confiance avec le cadre et/ou l’élu.

Organisation et planification des réunions ou d'évènements :

• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l’élu.

• Préparer et organiser la logistique des réunions (réservation de lieux, recherche de prestataires, convocation aux réunions, …).

• Veiller au respect des délais de transmission de documents avant les réunions.

• Rédiger des comptes-rendus et procès-verbaux des réunions.

Suivi des projets et activités de la direction :

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.

• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du cadre ou de l’élu (documentations, supports de communication, notes, …).

• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers et vérifier la validité des informations traitées, notamment réglementaires.

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.

Accueil au secrétariat (téléphonique, physique et gestion des courriers et courriels) : :

• Recevoir, filtrer et transmettre les courriers, messages informatiques et courriers électroniques vers l’interlocuteur concerné.

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.

• Adapter son discours en fonction des interlocuteurs.

• Faire preuve de discrétion professionnelle.

Gestion comptable et logistique :

• Réaliser les bons de commandes

• Assurer les achats de réapprovisionnement (café, thé, sucre, …)

LES MISSIONS C’EST IMPORTANT, L’ENVIRONNEMENT AUSSI !

Mellois en Poitou, territoire rural du sud des Deux-Sèvres, en région Nouvelle-Aquitaine séduit par sa douceur de vivre et son humanité. Composée de 58 communes membres, la communauté de communes Mellois en Poitou, établissement public de coopération intercommunale, intervient dans des champs variés tels que le développement économique, l’environnement, le tourisme, l’animation et l’aménagement du territoire, l’assainissement ou encore les affaires scolaires et l’enfance jeunesse, afin d’offrir des services au plus près des besoins de ses habitants.

Mellois en Poitou c’est aussi un parcours d’intégration, une politique active de formation et développement des compétences, un accord sur le télétravail, l’adhésion aux oeuvres sociales du CNAS (places de cinéma à prix très avantageux, réductions parc de loisirs, zoo et spectacle, prise en charge financière pour les centres de loisirs, la rentrée, Noël, etc.), une participation à la garantie prévoyance complémentaire santé et maintien de salaire…

ÊTES-VOUS L'ASSISTANT·E DE DIRECTION QUE NOUS RECHERCHONS ?

Vous disposez d’une expérience de 2 ans sur un poste similaire. Vous êtes titulaire d’un diplôme de type : BAC PRO Secrétariat, BTS Assistant.e de direction, BTS assistant.e de manager.

Vos compétences :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

• Techniques de secrétariat et de gestion administrative.

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

• Qualité de l’expression écrite et orale (orthographe, syntaxe).

• Traitement, organisation et suivi de l’information administrative.

Vos aptitudes / points forts :

• Sens de l’organisation et gestion des priorités.

• Capacité à travailler en autonomie et en équipe.

• Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité.

• Capacité d’adaptation aux procédures et aux interlocuteurs.

• Aisance relationnelle et qualité de l’accueil (téléphonique et physique).

VOUS ÊTES RECONNU·E POUR VOS QUALITÉS ADMINISTRATIVES ET VOTRE SENS DU TRAVAIL D'ÉQUIPES ?

REJOIGNEZ-NOUS !

Emploi permanent - Temps complet (37h30)
15 RTT et 25 Congés annuels
Poste basé à Melle (79500)
Cadre d’emploi : Adjoint administratif (Cat. C) / Rédacteur (B)
Rémunération : à partir de 2011.73€ brut /mois dont IFSE
Date limite de candidature : 21/02/2025
Date du jury de recrutement : 06/03/2025
Date prise de poste : 04/05/2026

Adresser CV + lettre de motivation portant la référence « Assistant.e de direction (H/F) », à l’attention de Monsieur le Président + votre arrêté de situation administrative si vous êtes titulaire par mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Pour plus d’informations :

Sur le poste : Estelle LACAYRELLE, Directrice générale adjointe ressources – 05 49 29 28 66

Sur le recrutement : Juliette COOKE, chargée de recrutement - 05 49 29 20 38 

Assistant.e de direction (H/F) (PDF - 2 pages - 513.17 Ko)