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Un(e) Assistant(e) de Gestion administratif(ve) aux Grands Projets

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PRESENTATION DE LA COLLECTIVITE :


La Communauté de Communes du Mellois en Poitou est née de la fusion de 4 Communautés de
Communes et de 3 syndicats du Sud Deux Sèvres en date du 1er janvier 2017. Elle est composée de
62 communes et d’une population d’environ 48 187 habitants sur 1 300 km².
Au sein de la collectivité, le service grands-projets assure la conduite technique, administrative et
financière des grands projets de construction et de réhabilitation de la collectivité. Il assure la conduite
d’opération de la formalisation des besoins (usages, fonctionnalité, forme urbaine, matériaux, coût)
jusqu’au suivi du chantier et la livraison du bâtiment. Les bâtiments créés intègrent ensuite le parc
immobilier de la collectivité et sont gérés par le service patrimoine.


STATUT :


Contrat de projet : CDD 36 mois
Employeur, statut : Collectivités territoriales
Intitulé du poste : Assistant(e) de gestion administratif(e)
Fonctionnaire territorial : catégorie B
Cadre(s) d’emplois / Grades : cadres d’emplois des rédacteurs territoriaux
Temps de travail : 37h30 hebdomadaires


DESCRIPTION DU POSTE :


La mission consiste à apporter une assistance dans le suivi administratif et financier des projets suivant :
construction d'une déchetterie, un gymnase, un Accueil collectif de mineurs, une gendarmerie, une
résidence habitat jeunes pour une durée de 3 ans.
Au sein du service, l’assistant(e) administratif(ve) et financièr(e) soutien et assiste les conductrices
d’opérations dans toutes les tâches administratives : rédaction de courrier, compte-rendu, organisation
de réunion, préparation des pièces de marché public, gestion administrative des dossiers de demande de
subvention. Il/Elle apporte un appui opérationnel et technique en ce qui concerne la gestion financière
des opérations : vérification financière, suivi des situations.


MISSIONS PRINCIPALES


• Assister les chargées d'opérations dans le cadre des marchés, lettres de commande etc …


- Préparer les dossiers de consultation et les appels publics à la concurrence
- Préparer les rapports de jurys et des rapports d'analyse des offres, procéder à l'analyse administrative
(candidatures et offres)
- Préparer les correspondances avec les entreprises
- Suivre les attributions des marchés et constituer les dossiers pour le contrôle de légalité
- Préparer les avenants aux marchés
- Préparer les Ordres de services
- Préparer les notifications des Procès-Verbaux, des Opérations Préalables à la réception – Garantie de
parfait Achèvement, levée de réserves


• Assister les chargées d’opération dans le cadre des dossiers de subvention


- Rédaction des dossiers de demande de subvention
- Relation avec les partenaires financiers
- Suivi des demandes d’acompte et de solde


• Traitement des dossiers et saisie des documents :


- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l’outil informatique
- Rédiger des documents administratifs
- Tenir à jour les documents ou déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion


• Accueil physique et téléphonique du public :


- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages
- Rechercher et diffuser l’information
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité
- Orienter vers l’interlocuteur compétent
- Rédiger des notes synthétiques


APTITUDES REQUISES :


Expérience et formation requises :


- Formation et diplôme de niveau V à III : BEP, Bac, BTS dans le secteur administratif
- Expérience minimum 1 an souhaitée


Savoirs socioprofessionnels :


- Maitrise de l’outil informatique
- Connaissances de la règlementation de la commande publique
- Connaissance des collectivités territoriales
- Autonomie, organisation et rigueur
- Polyvalence
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes rapide, etc.)
- S’adapter aux procédures administratives
- Communication orale et écrite
- Vocabulaire professionnel
- Procédures du service
- Discrétion


CONDITIONS D’EXERCICE :


Lieux d’exercice du métier : Melle
Rémunération statutaire + IFSE
Contrat de projet - CDD 36 mois
Date limite de candidature : 12/06/2020
Date prévue pour pourvoir le poste : 01/07/2020


CV + lettre de motivation adressés à :


Monsieur Le Président,
Communauté de Communes Mellois en Poitou
Les Arcades – 2 place de Strasbourg - 79500 MELLE


Candidature par voie postale ou par mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.


Contacts et informations :
Mme Emilie BAILLY, chargée de recrutement, 05 49 29 20 38


Offre d'emploi Un(e) Assistant(e) de Gestion administratif(ve) (PDF - 429 Ko - 3pages)

Élu·e référent·e :

Sylvie COUSIN
Vice-présidente

Contacter :

Service recrutement
Les Arcades
2, place de Strasbourg

79500 Melle