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Assistant de gestion administrative (F/H) à la direction générale et au service communication

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PRÉSENTATION DE LA COLLECTIVITÉ

Située dans le sud Deux-Sèvres, la Communauté de Communes Mellois en Poitou s’étend sur un périmètre de près de 1300 km². Exerçant ses compétences dans des domaines variés tels que l’environnement, le tourisme, l’animation et l’aménagement du territoire, les affaires scolaires et l’enfance jeunesse ou encore l’assainissement, elle compte près de 480 agents au service de la population.

La Direction Générale est composée du Directeur Général des Services, du Directeur Général Adjoint aux Services Techniques et du Directeur Général Adjoint aux Solidarités. La gestion administrative du service est assurée par l’assistante de direction en chef qui assure également une partie du secrétariat des élus (principalement du Président), d’un assistant de gestion administrative (0,5 ETP) et d’un agent d’accueil.
Le poste proposé au recrutement concerne la gestion administrative à 0,5 ETP.
Le service Communication est composé d’une Directrice, une infographiste, un assistant polyvalent et un agent administratif (à 0,5 ETP). C’est ce dernier poste qui est ouvert à recrutement.

STATUT

Employeur, statut : Collectivités territoriales
Intitulé du poste : Assistant de gestion administrative (F/H)
Catégorie C
Cadre d’emploi des Adjoint administratifs territoriaux
Temps de travail : temps complet (37h30 hebdo)
Type de poste : permanent
Motif de recrutement : Départ en disponibilité

DESCRIPTION DU POSTE

Le recrutement porte sur un poste d’assistant de gestion administrative réparti à égalité entre la Direction Générale et la Direction de la Communication.

Au sein de la Direction Générale des Services, et sous l’autorité de l’Assistante de direction en chef, l’agent recruté évolue en binôme avec elle pour l’accomplissement des tâches administratives :

  • Traitement des dossiers et saisie de documents :
    • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
    • Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
    • Saisir des documents de formes et de contenus divers
    • Gérer et actualiser une base d'informations
    • Rechercher des informations, notamment réglementaires
    • Vérifier la validité des informations traitées
    • Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
    • Rédiger des documents administratifs
    • Enregistrer ou saisir des données informatiques
    • Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
       
  • Accueil physique et téléphonique du public
    • Recevoir et orienter les demandes
    • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
    • Rechercher et diffuser des informations
    • Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
    • Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
    • Conseiller les usagers et agents sur les procédures
    • Rédiger des notes synthétiques
    • Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
    • Expérimenter les horaires d’accueil et en particulier ceux en soirée (17 h à 18 h)
       
  • Gestion de l’information, classement et archivage de documents :
    • Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
    • Photocopier et assembler des documents
    • Trier, classer et archiver des documents
    • Synthétiser et présenter des informations
    • Rechercher et diffuser des informations
    • Préparer les dossiers pour les instances
    • Identifier les sources de documentation
    • Suivi budgétaire de la direction
       
  • Planification et suivi :
    • Gérer les agendas de l'équipe de la Direction Générale, prendre et organiser les rendez-vous
    • Savoir alerter au regard des dossiers et situations
    • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
    • Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
    • Utiliser des logiciels et des progiciels

Au sein de la direction de la communication, et sous l’autorité de la Directrice du service, l’agent recruté aura pour missions principales :

  • Production de contenus :
    • Recueillir, vérifier, sélectionner et hiérarchiser les informations relatives à la vie de la collectivité afin de les diffuser en interne et en externe
    • Proposer un traitement de l'information dans le cadre d'une opération de communication
    • Assurer les actions administratives liées à la direction (proposition)
    • Participation aux réunions, rédaction de compte rendu (proposition)
    • Concevoir et organiser des actions d'information
    • Rédiger des supports de communication interne
    • Si besoin, venir en soutien à l’équipe pour les préparatifs liés aux évènements (proposition)
       
  • Gestion comptable :
    • Suivi budgétaire de la direction
    • Recueil des cahiers des charges techniques
    • Elaboration de tableaux de bord (comparaison de devis)
    • Participation aux réunions

COMPÉTENCES REQUISES

  • Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
  • Discrétion, posture professionnelle
  • Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
  • Connaissance des périmètres de la collectivité
  • Fonctionnement des services d’une collectivité
  • Règles de l'expression orale et écrite de qualité
  • Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
  • Procédures du service
  • Tableaux de bord et outils de planification et suivi
  • Standard téléphonique, annuaire internet
  • Annuaire de la collectivité et des partenaires
  • Méthodes de traitement de l'information
  • Logiciels de bureautique
  • Vocabulaire professionnel du service
  • Procédures administratives
  • Recherche documentaire

FORMATIONS ET EXPÉRIENCES

Formation et diplôme niveau 3 ou 4 : CAP/BEP/Bac secrétariat
Une expérience de 3 ans minimum sur missions similaires souhaitée

CONDITIONS D’EXERCICE

Poste ouvert aux titulaires et contractuels
Résidence administrative : Melle
Rémunération statutaire + IFSE (217 €/mois)
CNAS, amicale du personnel, participation à la prévoyance

Date limite de candidature : 14 mars 2021
Date prévue pour pourvoir le poste : 6 avril 2021

Adresser CV + lettre de motivation (obligatoire) portant la référence « assistant de gestion administrative direction générale et communication (F/H) » + dernier arrêté de position administrative si titulaire à :

Communauté de Communes Mellois en Poitou
Monsieur Le Président,
2 place de Strasbourg
79500 MELLE
Candidature par voie postale ou Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.


Contacts :
RH : Mme Emilie BAILLY, 05 49 29 20 38
Assistante de direction en chef : Mme Patricia GROS, 05 49 29 22 92

Assistant de gestion administrative (F/H) à la direction générale et au service communication (PDF - 3 pages - 480 Ko)

Élu·e référent·e :

Sylvie COUSIN
Vice-présidente

Contacter :

Service recrutement
Les Arcades
2, place de Strasbourg

79500 Melle